Vorbereitungen für das UEFA Champions League Finale 2012 in München – ein Erfahrungsbericht.
Matchday minus X

19. Mai 2012, kurz vor Mitternacht. Allianz Arena München.

Lampard und Terry stemmen den Pokal in die Höhe. Nach Verlängerung und Elfmeterschießen unterliegt der FC Bayern München im UEFA Champions League Finale dem Chelsea FC. Eine herbe Enttäuschung für die Münchner Fans.

Seit ein paar Wochen zuvor klar war, dass der FC Bayern im Endspiel stehen und es ein „Finale dahoam“ (Finale daheim) geben würde, stand die ganze Stadt Kopf. Die Allianz Arena war ausverkauft. 70.000 Fußballbegeisterte verfolgten das Spiel beim Public Viewing im Olympiastadion, weitere 30.000 auf der Theresienwiese, unzählige an verschiedensten Orten in der ganzen Stadt. Insgesamt kamen 300.000 Gäste für diesen Abend nach München, ca. 300 Millionen Menschen weltweit verfolgten das Endspiel vor dem Fernseher.

27. Juli 2011. Matchday minus 296.

Es ist der Auftakt zur Vorbereitung für das Finale der Champions League Saison 2011/2012. Das Team von Companeer trifft in der Allianz Arena zum ersten Mal die Delegationen des Europäischen Fußballbundes (UEFA) und des Lokalen Organisationskomitees (LOC), bestehend aus Vertretern des Deutschen Fußballbundes (DFB), der Münchner Stadiongesellschaft (MSG), dem FC Bayern und der Landeshauptstadt München.

Fast ein Jahr Vorbereitung für ein einziges Fußballspiel – das klingt großzügig. Doch schon beim ersten Blick wird klar, dass es arbeitsreich werden wird. Die Allianz Arena zählt seit 2005 zwar zu den modernsten Fußballstadien der Welt und entspricht höchsten internationalen Standards. Doch ein Mega-Event wie das Champions League Finale übertrifft auch die höchsten Anforderungen:

Das Spiel soll in 200 Länder übertragen werden, mit geschätzt 300 Mio. Fernsehzuschauern. Es werden neue Fernsehstudios sowie Flächen für Übertragungswagen benötigt, der Innenraum ist für die Arbeit von Kamerateams, Kommentatoren, Fotografen und Journalisten auszustatten. Zuschauer werden aus ganz Europa kommen. Wie reisen die Gäste an? Wo parken sie? Wie werden sie informiert? Es stellen sich Fragen zum Gewaltpotenzial von Fußballfans und wie man die Menschenmassen sicher lenken kann.

Weder Zeit- noch Qualitätsziele sind verhandelbar. Der Termin für das Champions League Finale ist fix, der Terminplan der über das Jahr verteilten Spiele betoniert. Keine Veranstaltung darf ausfallen oder behindert werden. Die Vorgaben der UEFA sind strikt einzuhalten. Hinzu kommen die Auflagen der Behörden und die Bedürfnisse der Medien. Und: Die Kosten sollen im Rahmen bleiben.

All dies kann nur durch klare Koordination aller Beteiligten, ständige Kostenverfolgung, kontinuierliche Steuerung aller Auftragnehmer und kompetente Abstimmungsarbeit mit Behörden und Institutionen funktionieren. Und es wird funktionieren ...

Anpfiff für ein Mega-Projekt...

Nach einer kurzen Teamfindungsphase beginnen im Mai 2011 die Planungsaufgaben. Companeer ist vorerst zuständig für die Domain Stadium Facilities und sitzt damit an der Schnittstelle zu allen anderen Domains wie Media, Commercial, Event Services und Sport. Alle Anforderungen werden besprochen, Companeer entwickelt Konzepte, Raumnutzungsprogramme, plant technische Einrichtungen und führt Koordinationsgespräche mit Behörden, Fachplanern und ausführenden Firmen. Kosten werden von Companeer budgetiert, ein Rahmenterminplan entsteht.

Bei regelmäßigen Site Visits mit den Delegationen des Europäischen Fußballbundes und des Lokalen Organisationskommittees werden Konzepte abgestimmt und verfeinert: bauliche Maßnahmen, Kosten, Termine, nächste Schritte ...

Im November 2011 erhält Companeer vom Lokalen Organisationskomitee den Auftrag für die Erstellung des Verkehrs- und Sicherheitskonzeptes. In regelmäßigen Meetings entwickelt Companeer mit allen Beteiligten – von der Polizei über Verkehrsbehörden bis hin zum Flughafenbetreiber – ein stimmiges Sicherheits- und Verkehrskonzept.

... und die turbulenten letzten Minuten. Verlängerung: unmöglich.

Ende März 2012. Es ist so weit: Parallel zum regulären Spielbetrieb starten die ersten Baumaßnahmen. Dann geht alles sehr schnell: Mitte April richten sich die ersten Dienstleister ein, um sich für ihre Aufgaben am Finaltag vorzubereiten. Es wird von Tag zu Tag voller, am 12. Mai sind alle Ausführenden vor Ort.

Zwischen dem letzten Regelspiel in der Allianz Arena und dem großen Ereignis bleibt ein Zeitfenster von nur zwei Wochen – vollgepackt mit Aufgaben, die vor Ort erst durchgeführt werden können, wenn niemand mehr das Stadion bespielt.
Logen und Lounges werden ausgeräumt und neu eingerichtet, der Stadioninnenraum wird umgestaltet und umgebaut. TV-Studios werden errichtet, Kamerapositionen installiert, Kommentatorenarbeitsplätze eingerichtet. Die Arena bekommt ein neues Gesicht: Die Fassade wird vorbereitet, damit sie in den Farben der diesjährigen Champions League erstrahlen kann.

Nur eine perfekte Vorarbeit kann sicherstellen, dass auch diese Phase erfolgreich abgeschlossen wird. Der Rest ist Micro-Management. Und es bleibt tatsächlich noch Zeit, sich auch um die kleinen Sorgen der Veranstalter zu kümmern.

Das Spiel geht ohne Zwischenfälle über die Bühne. Das einzige ungeplante Ereignis: der Sieg des Chelsea FC.

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